eRegistrations

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Computerize administrative procedures

eRegistrations es un sistema de gobierno electrónico configurable que permite automatizar trámites administrativos simples o complejos. Puede ser adaptado rapidamente para tomar en cuenta los requisitos de cualquier administración y es aplicable a procedimientos tan diversos como el registro de una empresa, comercio exterior, la solicitud de u permiso de construcción, o la transferencia de un título de propiedad. 

eRegistrations puede automatizar operaciones involucrando solo una administración (por ejemplo solicitud de inscripción en el registro de comercio) u operaciones simultáneas ante varias administraciones (inscripción de la empresa en todos los registros obligatorios: dirección de impuestos, alcaldia, seguro social, ministerio de trabajo, registro de comercio, etc.), convirtiéndose así en una ventanilla única virtual. 

Puede instalarse a nivel municipal, nacional o regional.

El usuario al centro del gobierno electrónico

eRegistrations permite realizar registros simultáneos ante varias administraciones, con un solo formulario y cargando los requisitos una sola vez. Integra los procedimientos de las administraciones participantes y define para cada cuidadano los datos y los requisitos correspondiendo a su caso. La multiplicidad de las administraciones involucradas en un tramite no es más un problema, el usuario tiene la impresión de tratar con una sola entidad. 

La base de datos del usuario es el centro neurálgico del sistema y el enlace entre todas las administraciones. Las solicitudes de registro se hacen a partir de la base de datos del usuario y, una vez emitidos, los registros son almacenados ahí.

Interoperabilidad con los sistemas existentes

eRegistrations no requiere cambio en los procesos internos de las administraciones participantes ni en sus sistemas informáticos. No requiere tener acceso a sus bases de datos. Tampoco requiere que las administraciones estén interconectadas, ni siquiera que tengan procesos automatizados. 

Al contrario, eRegistrations propone un acceso total a su propia base de datos y permite a las administraciones extraer automáticamente la información que necesitan. La interoperabilidad se hace mediante el acceso compartido a la base de datos eRegistrations, que es la de los usuarios, y donde las administraciones vienen a buscar y a depositar información.

Alta seguridad

La información de los usuarios es almacenada en servidores de alta seguridad con conexiones protegidas, para garantizar su inviolabilidad.

Los usuarios controlan totalmente su espacio en la base de datos, gracias a sus códigos de acceso. Pueden dar a terceros acceso a parte de su información, dandoles una URL y una contraseña que dan acceso solo a la información que quieren compartir.

Los registros administrativos digitales que fueron colocados directamente por las administraciones, con firma electrónica, no pueden ser alterados por los usuarios, so pena de invalidación.

Configurabilidad y adptabilidad 

eRegistrations es un sistema genérico de gobierno electrónico. Es aplicable a cualquier procedimiento administrativo, ya que todos, en definitiva, resultan en un intercambio de información entre un usuario y la administración. Un trámite complejo no es más que una combinación de procesos simples. El sistema permite automatizar cada uno de los procesos sencillos y organizar su co-operación.

eRegistrations puede ser implementado a nivel municipal, nacional y tambien regional, e integrar, a esos tres niveles, los procesos de varias administraciones. Una posible aplicación a nivel regional es la creación de ventanillas únicas para el registro simúltaneo en varios países (registro de compañias, registro sanitario, permisos de importación, etc.).

Descripción funcional detallada

Basic principles for single windows

Los procedimientos deben ser documentados y simplificados

La primera fase consiste en documentar en detalle los procedimientos que se quieren automatizar: cuales son las etapas, las oficinas involucradas, los formularios, los requisitos, los registros u otros documentos emitidos, y las bases legales.

Una vez clarificados, los procesos pueden ser simplificados, eliminando los requisitos que no son legalmente justificados o que no son pertinentes. Los datos requeridos por las distintas administraciones son reunidos en un formulario digital único. Se busca una manera para que los pagos puedan ser realizados en una sola vez, en la caja de una de las administraciones, en bancos o en línea. Se organiza un lugar de retiro único para los documentos emitidos por las administraciones involucradas en el trámite. La simplificación es más rápida si ya existe una ventanilla única física, pero no es un requisito indispensable.

La UNCTAD presta asistencia a los paises que lo desean para clarificar y simplificar los trámites administrativos, gracias al sistema eRegulations (www.eregulations.org).

1-4

meses

Entre uno y cuatro meses en promedio, dependiendo de la complejidad de los trámites y de la cooperación de las administraciones involucradas


Configuración del sistema

Se configura en el sistema la cantidad y la identidad de las administraciones involucradas, los datos y requisitos pedidos por cada institución, la administración que hará la revisión de los expedientes (el revisor puede ser distinto según la combinación de registros pedidos), el lugar de retiro de los registros físicos (también puede variar), el orden de procesamiento entre las instituciones (paralelo o secuencial), así como el texto y la frecuencia de los mensajes de alerta que serán mandadas al usuario y a las administraciones, y las estadísticas generadas (inscritos, expedientes iniciados, expedientes enviados, registros entregados, tiempo promedio de procesamiento por institución, etc.).

Se desarrolla también la interfaz pública del sitio, es decir una página de inicio y algunas páginas adicionales (quienes somos, contacto, etc.) para presentar el servicio a los usuarios. Esta interfaz pública está hecha a medida por cada municipio/país/grupo regional.

2-6

meses

Entre dos y seis meses en promedio, dependiendo de la complejidad de los trámites


Pruebas y formación

Se averigua, con cada administración, que el sistema tome correctamente en cuenta los datos y los requisitos exigidos, que los casos de rechazo de una solicitud estén todos listados, que las alertas lleguen a los funcionarios escogidos; se comprueban también el módulo de revisión, el orden de procesamiento, los mensajes mandados a los usuarios, el funcionamiento de las estadísticas y del sistema interno de seguimiento de los expedientes.

Se entregan a las administraciones manuales de uso desarrollados a medida y se organizan capacitaciones para sus funcionarios.

El período de prueba se finaliza con algunos casos reales, para comprobar el buen funcionamiento del sistema y la capacidad de los funcionarios a utilizarlo.

1-2

meses

Entre une y dos meses en promedio, dependiendo de la complejidad de los trámites y de la cooperación de las administraciones involucradas